Signalement des absences, annulation d’absence et remplacement
Lorsque vous êtes inscrit comme joueur régulier dans un groupe, vous devriez recevoir un courriel rappel de participation une fois par semaine, et ce, 3 jours avant la tenue de votre événement. Par exemple, si un groupe a lieu le vendredi, les participants réguliers devraient recevoir le courriel le mardi. Vous pourrez donc signaler votre absence à partir de ce courriel en cliquant sur le bouton: Je serai absent. (un courriel sera automatiquement envoyé au responsable de votre groupe pour l’aviser de votre absence).
A l’inverse, si vous serez présent, aucune action de votre part n’est nécessaire, vous pouvez détruire le courriel.
Autre moyen de signaler vos absences
Vous pouvez également signaler vos absences en allant sur votre profil. Pour se faire:
- Cliquez sur le lien suivant: https://fqp.info/FQP_Associations?ACTION=ORG&IDCENTRE=9
- Entrez votre adresse courriel ou votre numéro FQP et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton Se connecter.
- Cliquez sur le bouton Voir profil qui se trouve dans le haut de l’écran
- Ensuite cliquez sur le mot séance qui se trouve dans la colonne de gauche de l’écran qui vient d’ouvrir
- La liste des séances, auxquelles vous êtes inscrits, apparaîtra sur l’écran. Assurez-vous que la sélection soit bien: les futures uniquement (voir sur l’image au point 6, Ce terme doit être en bleu).
- Rendez-vous à la séance pour laquelle vous voulez signaler votre absence. Le curseur de droite (flèche rouge) vous permettra de descendre plus bas. Puis cliquer sur le rectangle de la séance désirée. Un petit carré vert avec un crochet à l’intérieur apparaîtra (voir au bout de la flèche blanche sur l’image).
- Ensuite, il ne vous reste qu’à cliquer sur le bouton Notifier une absence future. Le système vous demandera si vous êtes certain de vouloir notifier une absence pour une date x et une heure y. Vous n’avez qu’à cliquer sur oui si c’est le cas. Un petit cercle avec une bande rouge apparaîtra à la droite du carré sélectionné.
Comment annuler une absence
Vous devez suivre les étapes 1 à 6 plus haut. Puis cliquer sur le bouton Annuler une absence future. Idéalement, essayer de ne pas inscrire d’absence par erreur (ou du moins dépêchez-vous de corriger votre erreur) car le système pourrait inviter un remplaçant.
Délai pour signaler une absence
Le plus tard que vous pouvez signaler une absence dans le système est 2 heures avant l’événement. Passé ce délai, le responsable de groupe notera que vous ne vous êtes pas présenté à la séance, et ce, sans aviser de votre absence (No show).
Pour les remplacements
Lorsqu’il y a de la place dans un groupe, le système envoie, 2 jours avant l’événement, à tous les remplaçants inscrits pour ce groupe, un courriel expliquant qu’une place vient de se libérer. Ce courriel contient un bouton Je veux le remplacer qui vous permettra d’aller vous inscrire et de payer pour ce remplacement (premier rendu, premier servi).
Lorsque vous tentez de vous inscrire, si un message disant que le seuil minimum est atteint, c’est qu’il n’y a plus de place. Toutefois, si plus tard vous recevez un autre courriel pour remplacer c’est qu’un autre joueur a signifié son absence et qu’une nouvelle place vient de se libérer. Vous pouvez donc à nouveau tenter de vous inscrire.
Suite à votre inscription, le responsable de groupe recevra automatiquement un courriel pour l’aviser.